FAQ по VtormetCRM: ответы на 50 самых частых вопросов пользователей
Мы собрали вопросы, которые чаще всего задают наши пользователи и клиенты. От регистрации до сложных сценариев учёта. Если вы не нашли ответа на свой вопрос — напишите нам в Telegram, мы обязательно поможем.
1. Общие вопросы
VtormetCRM — это специализированная облачная система для автоматизации пунктов приёма металлолома, макулатуры, вторсырья и драгоценных металлов. Она помогает вести учёт приёмки, отгрузки, складских остатков, финансов, а также формировать все необходимые документы (ПСА, отчёты) в соответствии с законодательством.
Стоимость начинается от 1200 руб./мес. за безлимитное количество пользователей и филиалов. Также есть годовой тариф (12 000 руб./год) с экономией 20%.
VtormetCRM — облачная система, работает через браузер. Вам нужен любой компьютер, ноутбук, планшет или смартфон с доступом в интернет. Специальных требований к ПО нет. Для подключения весов потребуется программа VES.VtormetCRM (бесплатная), которая устанавливается на компьютер, к которому физически подключены весы.
Ваши данные хранятся в профессиональном дата-центре IXcellerate уровня Tier III в Москве. Это означает высочайшую надёжность, резервирование электропитания, круглосуточную охрану, контроль климата и пожаротушение. Ежедневно создаются резервные копии. Доступ к серверам имеют только сотрудники компании. Подробнее читайте в статье «Где и как хранятся ваши данные».
Так же мы можем организовать хранение данных у вас на сервере или на арендованном вами хостинге.
Так же мы можем организовать хранение данных у вас на сервере или на арендованном вами хостинге.
Да, интерфейс VtormetCRM адаптирован для мобильных устройств. Вы можете заходить в систему с любого браузера на телефоне или планшете. Функционал не урезан: можно создавать ПСА, смотреть отчёты, ставить задачи. Для весовщиков на площадке это особенно удобно.
2. Настройка системы
На главной странице сайта нажмите «Регистрация», введите email и пароль. Подтвердите email по ссылке из письма. После этого вы попадёте в систему. Для начала работы рекомендуем пройти по шагам из статьи «VtormetCRM для новичков: быстрый старт за 1 день».
Перейдите в раздел «Мои Организации», нажмите «Добавить» и заполните реквизиты вашей компании. Затем в разделе «Филиалы» добавьте площадки (ПЗУ), где происходит приёмка. Это позволит вести учёт по разным точкам и формировать раздельные отчёты. Так же можно добавить несколько складов на каждом филиале.
Подробнее в стате: "Настройка организации и филиалов"
Сначала создайте карточку сотрудника в разделе «Сотрудники». Затем в разделе «Пользователи» создайте учётную запись, привязав её к сотруднику. Для настройки прав используйте раздел «Доступ» и группы пользователей.
Подробнее в стате: "Настройка прав доступа для сотрудников"
Перейдите в раздел «Контрагенты», нажмите «Добавить». Вы можете добавить как физическое лицо (с паспортными данными), так и юридическое лицо (с ИНН). Также можно быстро создать контрагента прямо из формы приёмки, если его ещё нет в базе.
Подробнее в стате: "Справочники: контрагенты и номенклатура"
В разделе «Номенклатура» уже есть предустановленные виды лома по ГОСТ. Вы можете их редактировать или добавлять свои. Для группировки используйте «Группы номенклатуры». Также можно задать цену по умолчанию для каждого вида.
Подробнее в стате: "Справочники: контрагенты и номенклатура"
Да, в разделе «Контрагенты» есть функция импорта из Excel. Подготовьте файл с колонками (название, ИНН, телефон и т.д.) и загрузите его. Система автоматически создаст карточки контрагентов.
В разделах «Кассы» и «Склады» добавьте необходимые объекты. Укажите название, валюту (для кассы), ответственное лицо. При создании приёмки или отгрузки вы сможете выбирать нужную кассу и склад.
VtormetCRM гибко настраивается. Мы поможем вам добавить свои поля в документы, настроить шаблоны печати, создать новые отчёты. Если нужной функциональности нет, напишите нам — мы доработаем систему под ваши задачи.
3. Работа с приёмкой (ПСА)
Выберите в меню нужный раздел («Черный лом», «Цветной лом», «Макулатура» и т.д.), затем «Прием» → «Добавить». Заполните поля: поставщик, номенклатура, вес, цена, ответственные лица. Нажмите «Сохранить». После этого ПСА будет создан и доступен для печати.
Подробнее в стате: "Первая приёмка лома", "ПСА: как заполнять и печатать в VtormetCRM"
Эти поля заполняются из справочника «Сотрудники». Выберите нужного сотрудника из списка. Это важно для распределения ответственности и корректного формирования документов. Также эти данные используются в отчётах для анализа работы персонала.
Подробнее в стате: "Первая приёмка лома", "ПСА: как заполнять и печатать в VtormetCRM"
Вы можете добавить новый вид лома прямо из формы приёмки (обычно есть кнопка «+» рядом со списком). Либо заранее добавить его в разделе «Номенклатура».
Подробнее в стате: "Справочники: контрагенты и номенклатура"
Найдите нужный ПСА в журнале приёмок (раздел «Прием» → список). Откройте его карточку и нажмите «Редактировать». Внесите изменения и сохраните. Все изменения фиксируются в разделе «Изменения», поэтому вы всегда можете отследить историю правок.
Подробнее в стате: "Печать ПСА"
В карточке ПСА нажмите кнопку «Печать» (обычно значок принтера). Откроется печатная версия документа, которую можно отправить на печать или сохранить. Также можно печатать ПСА из списка, выбрав несколько документов.
Подробнее в стате: "Печать ПСА"
Каждый ПСА содержит уникальный QR-код. При сканировании камерой телефона или веб-камерой вы сразу переходите к электронной версии этого ПСА в CRM. Это удобно для быстрого поиска документа без ввода номера и даты.
При создании приемки укажите сумму к оплате и оплаченную сумму. Если они не совпадают, приёмка попадёт в раздел «Долги» по соответствующему виду сырья. Позже, когда выплатите деньги, найдите этот долг и проведите погашение.
Подробнее в стате: "Первая приёмка лома"
Перейдите в раздел «Долги» (в меню нужного сырья или общий раздел). Найдите нужный долг, нажмите «Редактировать». Укажите дату и способ оплаты (наличные, безнал) и оплаченную сумму. Долг будет закрыт, а движение денег отражено в финансовом отчёте.
Подробнее в стате: "Печать ПСА и работа с долгами"
4. Подключение весов
Поддерживаемые весы:
- Becool
- CAS
- Esit
- Favor Cool
- General
- RCS
- Sititek
- TEPLOTEK-UG
- Балтийские весы и системы
- ВИК ЭТАЛОН
- Вектор
- ВесМаш
- Весостроительная компания СХТ
- Вессервис
- Вест
- Весы
- ВЗВТ (Волгоградский Завод Весоизмерительной Техники)
- Евразийская весовая компания
- Завод химического оборудования
- МЕТА
- Метра
- Мидл
- Невские весы
- Смартвес
- Собственное производство
- Тензо-М
- Теса
- Уралвес
- ФИЗТЕХ
- ЮУВЗ
Подробнее о весах в разделе статей "Электронные весы"
Весы подключаются к компьютеру через COM-порт или USB (через переходник). Установите драйверы, если необходимо. Затем скачайте и установите программу VES.VtormetCRM. В программе выберите порт и настройте параметры соединения (скорость, биты данных).
Подробнее в стате: "«Как подключить электронные весы к компьютеру»
Это бесплатная программа-драйвер, которая считывает показания с весов и передаёт их в VtormetCRM (а также может передавать в другие программы, например 1С). Она обеспечивает автоматический ввод веса, исключая ошибки и подделки.
Подробнее в стате: «Электронные весы», Полный список статей про весы
После настройки VES.VtormetCRM при создании нового ПСА в поле «Вес» появится кнопка «Снять с весов». При её нажатии вес автоматически подставится в документ. В настройках можно включить режим, чтобы вес подставлялся сразу без лишних кликов.
Да, VES.VtormetCRM имеет встроенный веб-сервер. Вы можете настроить доступ к данным с весов через интернет. Например, кассир в административном здании может видеть вес, который снимает весовщик на площадке.
Проверьте: подключен ли кабель, выбран ли правильный COM-порт в программе, совпадают ли настройки скорости и протокола. Попробуйте перезапустить программу. В логе VES.VtormetCRM видны ошибки. Если не получается — напишите нам, поможем с настройкой.
Подробнее в стате: «ТОП-5 ошибок при подключении электронных весов к CRM и как их избежать»
VES.VtormetCRM протоколирует все взвешивания, даже если они не были использованы в ПСА. Запрещён ручной ввод веса (можно отключить). Данные передаются в зашифрованном виде. Также работает фотофиксация.
Подробнее в стате: «Как защитить данные взвешивания от подделки»
5. Отчёты и аналитика
В разделе нужного сырья (например, «Черный лом») выберите пункт «Отчет». Укажите период и нажмите «Сформировать». Вы увидите таблицу с детализацией по каждой приёмке и итоговые суммы.
В разделе сырья выберите «Остатки». Система покажет текущее количество каждого вида лома на каждом складе с учётом всех приходов и расходов.
В разделе сырья выберите «Отчет по номенклатуре» или «Заготовка по номенклатуре». Укажите период — увидите, сколько каждого вида лома было закуплено.
Да, в разделе «Контрагенты» есть отчет «Обороты за год» или можно сформировать отчет по поставщикам через разделы с отчётами по закупкам, сгруппировав по контрагенту.
Практически любой отчёт в системе имеет кнопку «Экспорт» (обычно значок Excel). Нажмите её, и файл будет скачан в формате XLSX. Вы также можете экспортировать в TXT, JSON.
6. Финансы и учёт
Каждая операция (приёмка, выплата долга, оплата поставщику) автоматически отражается в движении денег по кассе. Вы можете просмотреть остатки и движения в разделе «Финансы» или в отчётах по кассе.
Используйте раздел «Подотчет». Добавьте запись о выдаче денег сотруднику, укажите цель. При возврате или отчёте внесите соответствующую запись. В разделе «Остатки» видно, кто сколько должен.
В разделе «ЗП» создайте новое начисление, выберите сотрудника, укажите сумму. Система учтёт это в финансовом отчёте. Также можно вести учёт авансов, премий и отслеживать задолженность по зарплате.
Перейдите в раздел «Затраты» → «Журнал» → «Добавить». Выберите статью затрат (можно создать свою), укажите сумму и дату. Эти расходы попадут в финансовый отчёт и позволят рассчитать чистую прибыль.
В разделе нужного сырья выберите «Реализация» → «Добавить». Укажите покупателя, номенклатуру, вес, цену. Система спишет лом со склада и отразит доход. При необходимости можно создать долг за покупателем.
Для возврата поставщику (например, если передумали принимать лом) можно создать корректировочный ПСА с отрицательным весом. Для возврата от покупателя — оформить возвратную реализацию. В финансовом учёте это отразится как сторнирование.
Раздел «Финансы» даёт сводную информацию: остатки на начало и конец периода, все доходы (приёмка, продажи) и расходы (затраты, зарплата). Вы можете увидеть чистую прибыль за любой период.
7. Реализация и отгрузка
Выберите раздел сырья → «Реализация» → «Добавить». Заполните данные: покупатель, вид лома, вес, цена, склад, с которого списывается товар. После сохранения система сформирует документы на отгрузку.
В карточке отгрузки нажмите кнопку «Печать». Можно распечатать акт приёма-передачи, счёт-фактуру, товарную накладную (в зависимости от настроек шаблонов).
Система поддерживает партионный учёт. Вы можете отгрузить часть партии, указав нужный вес. Остаток на складе сохранится и будет числиться за той же партией. При необходимости можно распечатать этикетку на новый остаток.
В форме приёмки и отгрузки есть поле «Транспорт». Вы можете выбрать транспортное средство из справочника или добавить новое. Это позволяет отслеживать, какая машина и сколько раз выезжала, и привязывать расходы на транспорт.
8. Интеграции
Да, у системы есть API, через которое можно обмениваться данными с сайтом. Например, выводить актуальные цены на лом из CRM на сайт, или автоматически создавать заявки из веб-форм.
Да, наша программа может работать с некоторыми видами касс и формировать чеки автомоматически. Более того касса при этом может стоять в любой точке мира.
Да, поддерживается интеграция с популярными виртуальными АТС. При входящем звонке карточка контрагента автоматически открывается в CRM, звонки записываются и прикрепляются к контакту. Это удобно для контроля работы менеджеров.
9. Технические вопросы
На странице входа нажмите «Забыли пароль?», введите email, указанный при регистрации. На почту придёт ссылка для сброса пароля. Если не приходит, проверьте папку «Спам».
Ежедневно. Резервные копии хранятся на разных физических носителях в дата-центре. Это гарантирует восстановление данных даже в случае маловероятной катастрофы.
Вы можете написать нам в Telegram @yarhosting, отправить запрос на почту support@vtormetcrm.ru или воспользоваться формой обратной связи на сайте. Мы отвечаем быстро и помогаем решить любые вопросы.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Напишите нам в Telegram, и мы обязательно поможем. Мы ценим каждого пользователя и стремимся сделать VtormetCRM лучше.
Полезные материалы:
- VtormetCRM для новичков: быстрый старт за 1 день
- ПСА: как заполнять и печатать
- Настройка программы VES.VtormetCRM
- Что можно автоматизировать в пункте приема. Подробный чек-лист
- 5 причин, почему VtormetCRM лучше самописных решений
- Где и как хранятся ваши данные
- Интеграция с Битрикс24, amoCRM и другими
- Чат‑бот для пункта приёма лома
VtormetCRM создавалась, чтобы быть понятной и удобной. Но даже в самой простой системе могут возникнуть вопросы. Этот FAQ мы будем дополнять и обновлять. Если у вас есть предложения — пишите, мы учтём их в следующих версиях.