VtormetCRM для новичков: быстрый старт за 1 день

В VtormetCRM вы сами решаете, кто и что может видеть и делать.

1. Перейдите в раздел «Сотрудники» (в меню «Сотрудники» → «Журнал»).
2. Нажмите «Добавить» и заполните ФИО сотрудника, должность.
3. Перейдите в раздел «Пользователи» и создайте учётную запись для сотрудника, привязав её к карточке сотрудника.
4. В разделе «Доступ» настройте права для групп пользователей.

Базовые роли для старта:

У сотрудника по умолчанию нет доступа ни к чему. Для удобства создайте группы пользователей и назначайте доступы им.

• Директор — полный доступ ко всем разделам и отчётам.
• Приёмщик / Весовщик — может создавать ПСА, но не видит финансы.
• Бухгалтер — доступ к отчётам и финансовым операциям.

Прежде чем делать первые операции, давайте быстро осмотримся.

Не бойтесь кликать по разделам — вы ничего не сломаете. Везде можно вернуться назад.

Перед приёмкой хорошо бы наполнить справочники.

Контрагенты

1. Перейдите в «Контрагенты» → нажмите «Добавить».
2. Заполните ФИО или название организации, ИНН, телефон, адрес. Для физлиц можно добавить паспортные данные.

Номенклатура (виды сырья)

1. Перейдите в «Номенклатура».
2. Здесь вы увидите уже предустановленные виды лома (3А, 5А, медь, латунь и т.д.). Вы можете их редактировать или добавлять новые.
3. Для добавления группы (например, «Аккумуляторы») перейдите в «Группы номенклатуры».

Самое важное действие. Рассмотрим на примере приёмки чёрного лома. Для цветного лома, макулатуры и вторсырья действия аналогичны.

1. В левом меню выберите «Черный лом» → «Прием».
2. Нажмите кнопку «Добавить».
3. Выберите поставщика из списка контрагентов или создайте нового.
4. Заполните поля:
   • Направление — если у вас несколько направлений - выберите нужное, если у вас одно - оно будет заполнено автоматически.
   • Филиал — если у вас несколько - выберите нужный, если у вас один - он будет заполнен автоматически.
   • Номенклатура — выберите вид лома (например, «3А (габарит)»).
   • Вес брутто/тара/засор — укажите вручную или нажмите "Получить с весов". Нетто будет расчитано автоматически
   • Цена — за 1 кг или общая сумма. Если заполнен прайс, то цена будет заполнена автоматически.
   • Ответственный за взрывоопасность — выберите из списка сотрудников.
   • Весовщик — ответственный за приемку.
   • Транспорт — марка, модель, гос. номер.
5. Дополнительные (не обязательные) поля:
   • Кассир — кто расчитался. У него будет списана эта сумма из подотчета.
   • ПСА — номер приема-сдаточного акта. Если не указать - будет заполнен автоматически следующим по счету. Может быть одна сквозная нумерация на всех филиалах или на каждом своя. Это можно выбрать в "Настройках" (в верхнем правом углу нажав на "..."
   • Основание — основание возникновления собственности. По умолчанию = "Собственный". Будет вписано в ПСА.
   • Описание — описание лома. По умолчанию = "Бытовой лом". Будет вписано в ПСА.
   • Место — откуда лом. Информационное поле. Например: "Деревня Светлая", "Завод 50", "Город" / "Область"...
   • Менеджер — кто договорился о том, чтобы лом привезли вам. В отчетах можно выводить какой менеджер сколько привез вам лома.
   • Водитель — кто был за рулем. Актуально для тех кто возит своим автотранспортом или когда вам везут много поставок с одного завода.
   • Мусор — уменьшает вес брутто. Например если вы взвесили грженую машину и пустую а потом обнаружили в куче выгруженного лома - пакрышки, чтобы не загружать машину и не перевешивать - можно просто взвесить покрышки и ввести в поле мусор. Вес брутто будет пересчитан. Иначе бы пришлось подгонять засор или считать новый вес брутто вручную и он не совпал бы с журналом взвешивания по которому работает безопасник.
   • Заявка — дата заявки на вывоз лома. Например менеджер договорился о поставке 01.02 в ломосдатчик привез только 05.02. В этом случае дата приемки будет 05.02 а заявка - 01.02
6. Нажмите «Сохранить».

Если поставщику не выплачены деньги сразу, вы можете поставить отметку «Долг». Тогда операция попадёт в раздел «Черный лом» → «Долги».

После сохранения приёмки перед вами откроется карточка созданного документа.

Печать ПСА

1. В карточке приёмки найдите кнопку «Печать» или значок принтера.
2. Откроется предварительный просмотр ПСА. Проверьте данные. Их можно исправить прямо тут.
3. Нажмите «Печать».

Обратите внимание на QR-код на документе. Если его отсканировать, откроется карточка этой приёмки в CRM — очень удобно для быстрого поиска.

Книга учета ПСА

Все созданные акты автоматически попадают в раздел «Книга учета ПСА» (доступен внутри каждого вида сырья). Там можно фильтровать по дате, поставщику и другим параметрам.

Работа с долгами

Если приёмка была проведена с долгом, позже вы можете погасить его в разделе «Долги» (доступен в меню каждого вида сырья или в общем разделе «Долги»).

• Комплект документов - сразу распечатает несколько документов из списка ниже, выбранного изначально в настройках. Очень удобно, что бы не открывать каждый документ отдельно.
• ПСА - приемо сдаточный акт по ГОСТ. Форма утвеждлена и изменению не подлежит.
• Отвес - если у вас приемка в одном месте, а бухгалтерия в другом. В этом случае после взвешивания ломосдатчик получает документ "Отвес" в котором все данные по взвешиванию и идет с ним и паспотром в бухгалтерию - оформлять "ПСА".
• РКО - расходно кассовый ордер
• Согласие на обработку п. д. - небходимо заполнять с каждом ломосдатчиком один раз. Когда вы создаете приемку - внутри в поле контрагент ищете контрагента по ФИЛ/телефону/паспорту и если не находите - создаете нового. Как раз в таких случаях необходимо печатать помимо ПСА и согласие на обработку персональных данных.
• Заявление - заявление на приемку лома, где ломосдатчик указывает свои банковские реквизиты, или номер карты, или данные СБП для оплаты. Делается, если оплата производиться не сразу.
• Утилизация ТС - форма от ГИБДД для приемки авто к утилизации.
• Договор покупки ТС - так же для ГИБДД.
• Договор поставки - стандартный договор поставки лома для предприятия.

Вы уже приняли лом. Теперь посмотрим, как это отразилось в учёте.

Отчёт по приёмкам

1. В разделе «Черный лом» нажмите «Отчет».
2. Выберите период (сегодня, неделя, месяц) и нажмите «Сформировать».
3. Вы увидите таблицу со всеми приёмками за период.

Другие полезные отчёты:

• Отчет по номенклатуре — сколько и какого лома купили за период.
• Остатки — сколько лома сейчас хранится на складах.
• График — визуализация динамики закупок.

Аналогичные отчёты доступны для каждого вида сырья: цветного лома, макулатуры, вторсырья, а также для разделов «Затраты», «Продажи», «ЗП» и «Подотчет».

Любой отчёт можно экспортировать в Excel одной кнопкой.

Финансовый отчёт

Раздел «Финансы» — это сводная информация по всем движениям денег. Здесь вы увидите:

• Остатки на начало и конец периода.
• Приход и расход по всем операциям (приёмка, реализация, затраты, зарплата).
• Детализацию по филиалам и контрагентам.

Дополнительные разделы для полного учёта

• Затраты — учтите расходы на аренду, транспорт, коммунальные платежи.
• Продажи — реализация прочих товаров, не связанных с основным сырьём.
• ЗП — начисление и выплата заработной платы сотрудникам.
• Подотчет — учёт денежных средств, выданных под отчёт.
• Задачи — ставьте задачи сотрудникам и контролируйте их выполнение.