Учет денежных средств в кассе и подотчетных лиц в программе
Одна из ключевых задач пункта приема металлолома — контроль за денежными средствами, выданными под отчет кассирам и другим материально ответственным лицам. В VtormetCRM реализована прозрачная система учета подотчетных сумм: все движения денег привязываются к конкретным сотрудникам, а остатки всегда можно проверить в специальном отчете.
Что такое подотчет в VtormetCRM
Подотчет — это денежные средства, выданные сотруднику (кассиру, весовщику, менеджеру) для осуществления расходов в интересах компании. В VtormetCRM подотчет ведется персонально по каждому сотруднику.
Основные принципы:
- Каждый сотрудник имеет свой баланс подотчетных средств.
- Выдача денег увеличивает баланс, расходы — уменьшают.
- Все операции привязываются к конкретным документам (приемка, авансовый отчет и т.д.).
- Система автоматически ведет хронологию всех движений.
Журнал подотчета
Журнал подотчета находится в разделе «Подотчет» → «Добавить новый». Здесь отображается полная история движения подотчетных средств по всем сотрудникам.
Что видно в журнале:
- Дата операции.
- Сотрудник (подотчетное лицо).
- Приход (выдача денег).
- Расход (списание).
- Документ-основание (приемка, покупка, передача и т.д.).
- Комментарий.
Возможности фильтрации:
- По дате (произвольный период).
- По конкретному сотруднику.
- По типу документа.
- По сумме или комментарию.
Журнал позволяет быстро найти любую операцию и понять, на что были потрачены средства.
Выдача денег в подотчет
Выдача наличных под отчет оформляется отдельным документом в разделе «Касса» → «Выдать в подотчет».
Пошаговая инструкция:
- Выберите сотрудника из списка (кассир, менеджер, мастер).
- Укажите сумму выдачи.
- При необходимости добавьте комментарий (например, "на закуп лома", "на хозяйственные расходы").
- Сохраните документ.
После сохранения:
- Сумма появляется в журнале подотчета как приход.
- Баланс сотрудника увеличивается.
- Документ доступен для печати (расходный кассовый ордер).
Автоматическое списание сумм из подотчета
Ключевая особенность VtormetCRM: программа автоматически списывает деньги из подотчета сотрудника, если он указан в документах как кассир или другое ответственное лицо.
Какие документы влияют на подотчет:
- Приемка лома — при выплате денег сдатчику.
- Покупки — при приобретении материалов, запчастей.
- Затраты — коммунальные платежи, аренда и т.д.
- Выдача заработной платы — если зарплату выдает кассир.
- Списания — любые другие расходы.
Как это работает на примере:
- Кассиру Иванову выдали в подотчет 100 000 рублей.
- В течение дня он провел 10 приемок лома на общую сумму 45 000 рублей. В каждой приемке в поле "Кассир" указан Иванов.
- Программа автоматически списала 45 000 рублей из подотчета Иванова.
- В журнале подотчета появились 10 записей расхода с привязкой к конкретным приемкам.
- Остаток в подотчете Иванова: 55 000 рублей.
Передача подотчета при смене кассиров
Если сотрудники работают посменно, возникает необходимость передавать остатки денег от одного кассира другому. В VtormetCRM для этого есть специальная операция «Передача подотчета».
Как оформить передачу:
- Перейдите в раздел «Касса» → «Передача подотчета».
- Выберите сотрудника, который передает деньги (например, Иванов, уходящий со смены).
- Выберите сотрудника, который принимает деньги (например, Петров, заступающий на смену).
- Укажите сумму передачи (можно передать как весь остаток, так и часть).
- Добавьте комментарий (например, "передача остатка при смене").
- Сохраните документ.
Что происходит в программе:
- У передающего сотрудника сумма списывается (расход).
- У принимающего сотрудника сумма приходуется.
- В журнале подотчета появляются две записи с ссылкой друг на друга.
Пример сменной работы:
| Время | Событие | Иванов | Петров |
|---|---|---|---|
| 09:00 | Иванову выдали подотчет | +100 000 | 0 |
| 09:00-18:00 | Иванов провел приемки на 70 000 | -70 000 | 0 |
| 18:00 | Иванов передает остаток Петрову | -30 000 | +30 000 |
| 18:00-21:00 | Петров провел приемки на 10 000 | 0 | -10 000 |
| Итог | 0 | 20 000 |
Отчет по остаткам в подотчете
Для контроля за тем, сколько денег находится у каждого сотрудника, используется отчет «Остатки в подотчете» (раздел «Касса» → «Остатки в подотчете»).
Что показывает отчет:
- Список всех сотрудников, имеющих подотчетные суммы.
- Текущий остаток у каждого (на любую выбранную дату).
- Историю изменения остатка.
Как использовать:
- Ежедневный контроль: Проверьте, сколько денег осталось у каждого кассира перед закрытием смены.
- Сверка с кассой: Сумма остатков всех подотчетных лиц плюс деньги в кассе должна равняться общему остатку наличных.
- Выявление излишков/недостач: Если остаток не сходится с реальными деньгами, можно детализировать операции по конкретному сотруднику.
Связь с заработной платой:
При выдаче зарплаты программа автоматически уменьшает подотчет, если в документе указан кассир. Это позволяет контролировать, сколько денег выдано сотрудникам в качестве оплаты труда.
Практические примеры
Пример 1. Смена кассиров
В пункте работают два кассира посменно. Утром первому выдали 50 000 руб. За смену он потратил 32 000 руб. Вечером оформил передачу остатка (18 000 руб.) второму кассиру. Второй за ночь потратил 7 000 руб. Утром отчет показал у второго остаток 11 000 руб. Все сходится.
Пример 2. Контроль расходов менеджера
Менеджеру выдали 20 000 руб. на представительские расходы. Он приложил чеки и оформил авансовый отчет. Программа списала 20 000 руб. из его подотчета. Остаток — 0. Все чисто.
Пример 3. Обнаружение ошибки
При сверке остатков обнаружилось, что у кассира числится на 5 000 руб. больше, чем есть в наличии. Просмотр журнала подотчета показал, что в одной из приемок сумма была ошибочно удвоена. Ошибку исправили корректировочным документом.
Пример 4. Подготовка к инвентаризации
Перед ревизией сформировали отчет по остаткам на дату. Распечатали ведомость по каждому подотчетному лицу. Инвентаризация прошла быстро и без расхождений.
Часто задаваемые вопросы
Преимущества учета подотчета в VtormetCRM:
- Полная автоматизация — списания происходят сами при создании документов.
- Прозрачность — всегда видно, сколько денег у каждого сотрудника.
- Контроль смен — удобная передача остатков между кассирами.
- Интеграция с другими разделами (приемка, зарплата, затраты).
- Отчетность для бухгалтера и руководства в один клик.