Книга учета ПСА (приемо-сдаточных актов) по металлолому: как заполнять, образец, автоматическое заполнение в VtormetCRM
Приемо-сдаточный акт (ПСА) — главный первичный документ в работе пункта приема металлолома. Без правильно оформленного ПСА невозможна ни законная закупка у населения, ни сдача лома переработчику. А все ПСА должны быть сведены в книгу учета. В этой статье — как заполнять книгу учета ПСА вручную (образец), какие реквизиты обязательны, а главное — как автоматизировать этот процесс в VtormetCRM, чтобы избавиться от ошибок и сэкономить часы работы.
Что такое ПСА и книга учета
Приемо-сдаточный акт (ПСА) — первичный учетный документ, который подтверждает факт приема металлолома от поставщика (физического или юридического лица) и определяет его количество, качество и стоимость. ПСА составляется в момент приема лома и подписывается обеими сторонами.
Книга учета ПСА — это реестр (журнал), в котором регистрируются все выданные приемо-сдаточные акты в хронологическом порядке. Она необходима для:
- Контроля за движением лома (поступление, выбытие);
- Подготовки отчетности для налоговой и пробирной палаты;
- Проверок (Росприроднадзор, МВД, налоговая);
- Внутреннего аудита и анализа работы пункта.
Важно: Отсутствие книги учета ПСА или неправильное ее заполнение — прямое нарушение законодательства РФ, влекущее штрафы до 50 000 ₽ на должностное лицо и до 200 000 ₽ на юрлицо.
Законодательные требования к учету ПСА
Основные нормативные акты, регулирующие оформление и учет ПСА на металлолом:
- Постановление Правительства РФ № 980 — правила обращения с ломом черных и цветных металлов;
- Федеральный закон № 402-ФЗ — о бухгалтерском учете (первичные документы);
- Приказ Минфина № 119н — методические указания по учету МПЗ (для юрлиц).
📋 Что должна содержать книга учета ПСА:
- Порядковый номер ПСА
(сквозная нумерация) - Дату составления
- ФИО или наименование поставщика
- Вид лома (черный, цветной,
категория, группа) - Вес (брутто, нетто, тара)
- Цену за единицу и общую сумму
- Подписи сторон
- Отметку о способе оплаты
Как заполнять книгу учета ПСА вручную: образец
При ручном ведении используется обычный журнал формата А4 или специальный бланк. Ниже приведен образец заполнения одной строки книги учета ПСА.
| № ПСА | Дата | Поставщик | Вид лома | Вес нетто, кг | Цена, ₽/кг | Сумма, ₽ | Способ оплаты | Подпись поставщика |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 15.03.2025 | Иванов И.И. | Черный лом 3А | 1250 | 16 | 20 000 | СБП | Иванов |
| 002 | 15.03.2025 | ООО "МеталлСбыт" | Медь блеск | 340 | 620 | 210 800 | безнал | Петров |
⚠️ Частые ошибки при ручном заполнении:
- Отсутствие нумерации или сбой нумерации
- Нечитаемый почерк, помарки, исправления без заверения
- Пропуск обязательных реквизитов (особенно подписей)
- Нет расшифровки подписи поставщика
Обязательные реквизиты и частые ошибки
При заполнении ПСА и книги учета обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (ст. 9 закона 402-ФЗ):
- наименование документа (ПСА);
- дата составления;
- наименование организации/ФИО индивидуального предпринимателя, принявшего лом;
- сведения о поставщике (ФИО для физлица, наименование и ИНН для юрлица);
- вид, категория, качество лома (согласно ГОСТ);
- количество (вес) в натуральном выражении;
- цена за единицу и общая сумма сделки;
- подписи сторон с расшифровкой.
Автоматическое заполнение в VtormetCRM
VtormetCRM полностью автоматизирует процесс создания ПСА и ведения книги учета. Вам больше не нужно заполнять журналы вручную и бояться ошибок.
✅ Как это работает:
- При оформлении приемки лома система автоматически генерирует ПСА.
- Все данные (поставщик, вид лома, вес, цена) подтягиваются из базы.
- Номер ПСА присваивается автоматически по сквозной нумерации.
- ПСА можно распечатать на бланке или отправить поставщику на email/SMS.
- Книга учета формируется автоматически в один клик — выгружается в Excel или PDF.
📊 Преимущества автоматизации:
- Экономия времени: оформление ПСА занимает 10-20 секунд вместо 3-5 минут вручную.
- Исключение ошибок: автоматический расчет веса, суммы, нумерации.
- Удобный поиск: можно найти любой ПСА по номеру, дате, поставщику за 1 секунду.
- QR-коды на ПСА: мгновенный доступ к документу с телефона.
Результат: Книга учета ПСА в VtormetCRM — это не просто электронный журнал, а полноценный инструмент контроля. Вы всегда знаете, кому, когда и за что заплатили. При проверке налоговая примет электронную книгу с распечатанными ПСА.
Образец заполнения ПСА в VtormetCRM
В CRM можно настроить шаблон ПСА под свои нужды. Пример стандартного бланка, который формируется автоматически:
QR-код на акте позволяет открыть полную версию документа в CRM при сканировании камерой телефона.
Сроки хранения и ответственность
Согласно законодательству, книга учета ПСА и сами приемо-сдаточные акты должны храниться:
- 5 лет — общий срок хранения первичных учетных документов (ст. 29 закона 402-ФЗ);
- 3 года — минимальный срок для документов по расчетам с физическими лицами (для налоговой).
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета ПСА:
- Штраф на должностное лицо — от 10 000 до 30 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП РФ);
- Штраф на юридическое лицо — от 50 000 до 200 000 ₽;
- При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица до 2 лет.
Электронные ПСА и книга учета в VtormetCRM хранятся в облаке автоматически (создаются резервные копии). Вы всегда можете выгрузить архив за любой период.
Часто задаваемые вопросы
Да, обязательна. Независимо от системы налогообложения, вы обязаны вести учет первичных документов по приему лома. Отсутствие книги учета ПСА — нарушение правил бухгалтерского учета, штраф по ст. 15.11 КоАП РФ.
Формально да, если Excel-файл защищен от несанкционированного редактирования (пароль, история изменений). Однако на практике налоговая часто не принимает Excel, требуя либо бумажный журнал, либо специализированную программу (CRM). VtormetCRM формирует книгу учета в соответствии с законодательством, с возможностью выгрузки в PDF/Excel.
Да, обязательно. Физическое лицо должно получить свой экземпляр ПСА на бумаге или в электронном виде (с его согласия). Многие поставщики предпочитают бумажный вариант. VtormetCRM позволяет печатать ПСА на обычном принтере или отправлять на email/в мессенджер.
В бумажном варианте — зачеркнуть неправильную запись, написать правильную, заверить подписями сторон и печатью (если есть). В VtormetCRM можно создать корректирующий ПСА (с номером и датой исправления) или аннулировать ошибочный и выдать новый. Система сохранит историю изменений.
По требованию налоговой или других контролирующих органов. Рекомендуется распечатывать книгу учета ежемесячно или ежеквартально для внутреннего контроля. VtormetCRM позволяет выгрузить книгу учета за любой период в один клик.
При проверке налоговая или пробирная палата запрашивает саму книгу учета ПСА и сами акты (оригиналы или копии). Также могут потребовать договоры с поставщиками, платежные документы, журнал взвешиваний. В VtormetCRM все эти документы хранятся в связке, что упрощает прохождение проверок.
Главный вывод: Книга учета ПСА — обязательный документ для любого пункта приема металлолома. Ручное заполнение чревато ошибками и огромными затратами времени. VtormetCRM полностью автоматизирует этот процесс: формирование ПСА за секунды, автоматическая нумерация, печать, электронная книга учета. Автоматизация не только экономит время, но и защищает от штрафов.
Чек-лист: правильное ведение книги учета ПСА
✅ При ручном ведении:
- Завести пронумерованный и прошнурованный журнал
- Заполнять все реквизиты без пропусков
- Следить за сквозной нумерацией ПСА
- Хранить журнал в сейфе не менее 5 лет
✅ С VtormetCRM:
- Автоматическое создание ПСА при каждой приемке
- Книга учета формируется в один клик
- Выгрузка в Excel/PDF для налоговой
- Облачное хранение с резервным копированием
Автоматизируйте учет ПСА с VtormetCRM
Избавьтесь от рутины и ошибок. Формируйте ПСА за секунды, ведите электронную книгу учета, готовьте документы для проверок.
Читайте также:
- Журнал приемки металлолома: настройка фильтров и полезные отчеты
- ПСА (приемо-сдаточный акт): как заполнять и печатать в VtormetCRM
- Как вести учёт нескольких пунктов приёма в одной CRM: настройка филиалов в VtormetCRM
- Правила обращения с ломом черных металлов (Постановление №980)
- Автоматизация малого бизнеса: когда пора переходить с Excel на CRM
- Штрафы за нарушения в сфере оборота металлолома в 2026 году
Книга учета ПСА — не просто бюрократическая формальность, а инструмент контроля и доказательства законности вашего бизнеса. Автоматизация в VtormetCRM делает этот процесс быстрым, точным и прозрачным. Не рискуйте штрафами и временем — переходите на цифровой учет уже сегодня!