Как вести учёт нескольких пунктов приёма в одной CRM: настройка филиалов в VtormetCRM

Схемы организации: одно или несколько юрлиц

Перед настройкой филиалов определитесь с юридической структурой. VtormetCRM поддерживает оба варианта:

Как добавить филиал в VtormetCRM

Пошаговая инструкция для добавления нового пункта приёма:

1. ❶ Создайте контрагента (если филиал — отдельное юрлицо) — перейдите в раздел "Контрагенты", добавьте новое юрлицо с его реквизитами. Если филиал работает под тем же юрлицом, этот шаг можно пропустить.
2. ❷ Перейдите в раздел "Филиалы" — в меню "Настройки" или "Администрирование" найдите пункт "Филиалы" (точное название может зависеть от версии).
3. ❸ Нажмите "Добавить филиал" — заполните название, адрес, контактные данные.
4. ❹ Выберите организацию (юрлицо) — укажите, к какому юрлицу относится этот филиал. Если юрлицо одно, выберите его.
5. ❺ Настройте параметры филиала — можно указать отдельные цены, склады, ответственных.
6. ❻ Сохраните филиал — теперь он появится в общем списке и будет доступен для выбора в документах.

Настройка прав доступа для сотрудников

Главное преимущество филиальной структуры — гибкое разграничение прав. В VtormetCRM есть два уровня настройки: глобальный (для всех пользователей) и индивидуальный (для конкретного пользователя или группы).

Общая настройка видимости филиалов

В разделе "Пользователи" → "Настройки" можно выбрать глобальный режим:

• Все пользователи видят все филиалы — подходит для небольших компаний или если все сотрудники должны видеть общую картину.
• Пользователь видит только свой филиал — если в профиле пользователя указан филиал, он видит только операции этого филиала. Это стандартный режим для сети.

Настройка прав для групп пользователей

Для более тонкой настройки используйте раздел "Пользователи" → "Группы пользователей". Здесь можно создать группы:

• Директор — полный доступ ко всем филиалам, возможность просмотра всех отчётов, редактирования любых документов.
• Бухгалтер — доступ к финансовым отчётам по всем филиалам, но без права редактирования приёмки.
• Управляющий филиалом — видит только свой филиал, может управлять всеми операциями внутри него.
• Весовщик — доступ только к приёмке в своём филиале, без доступа к финансам.
• Менеджер по закупу — видит контрагентов и приёмку по всем филиалам, но без сумм.

Настройка индивидуальных прав

В профиле каждого пользователя можно:

• Указать филиал — если поле заполнено, пользователь видит только этот филиал (если в глобальных настройках выбран соответствующий режим).
• Указать организацию (юрлицо) — ограничить доступ только операциями конкретного юрлица.
• Назначить права на конкретные действия — через систему доступов можно разрешить или запретить просмотр сумм, редактирование, удаление и т.д.

Пример настройки для сети из 3 филиалов:

• Созданы три филиала: "Северный", "Южный", "Западный".
• В глобальных настройках выбран режим "Пользователь видит только свой филиал".
• Создана группа "Весовщики" с правами на приёмку, без доступа к финансам.
• В профиле каждого весовщика указан его филиал.
• Директор и бухгалтер не имеют привязки к филиалу (поле пустое), поэтому видят все филиалы и могут строить консолидированные отчёты.

Отчёты по филиалам и консолидация

После настройки филиалов во всех отчётах VtormetCRM появляется возможность фильтрации:

• Отчёт "Закупки" — можно посмотреть приёмку по конкретному филиалу, по нескольким филиалам или по всем сразу.
• Отчёт "Продажи" — аналогичная фильтрация по филиалам.
• Отчёт "Остатки" — остатки лома по каждому филиалу и общие остатки по сети.
• Финансовый отчёт — прибыль по филиалам, рентабельность каждого пункта.
• Отчёт по контрагентам — можно увидеть, в какие филиалы сдавал конкретный поставщик.

Для руководителя особенно полезны консолидированные отчёты, где данные по всем филиалам собраны в одну таблицу или график. Это позволяет:

• Сравнивать эффективность разных точек.
• Видеть общую динамику сети.
• Быстро выявлять проблемные филиалы (где объёмы падают).

Учёт перемещений между филиалами

Если лом перевозится с одного пункта на другой (например, для накопления крупной партии), в VtormetCRM есть специальный документ "Перемещение".

• Создаётся документ "Перемещение", где указывается отправитель (филиал А) и получатель (филиал Б).
• Автоматически списываются остатки с одного филиала и приходуются на другой.
• Можно учитывать транспортные расходы на перемещение.
• В отчётах видно, сколько лома было перемещено между точками.

Рекомендации и частые ошибки

Рекомендации

• Заранее продумайте структуру — одно юрлицо или несколько. От этого зависит настройка.
• Используйте группы пользователей — это упрощает управление правами при добавлении новых филиалов.
• Назначьте ответственного за филиал — в профиле филиала можно указать управляющего, это удобно для поиска контактов.
• Периодически проверяйте права — убедитесь, что сотрудники не имеют доступа к чужим данным.

Частые ошибки

• Не выбрали филиал в документе — новый пользователь может случайно создать приёмку без указания филиала, и она попадёт в "общий котёл". Настройте обязательность выбора филиала.
• Забыли настроить права для новых сотрудников — новый весовщик может получить доступ ко всем филиалам, если не ограничить его профиль.
• Не ведут учёт перемещений — лом физически перевезён, а в учёте продолжает висеть на старом месте. Инвентаризация покажет расхождения.
• Слишком широкие права для рядовых сотрудников — например, дали доступ к финансовым отчётам весовщику. Это повышает риски утечки данных.