Автоматизация учета драгоценных металлов в CRM: весы, пробы, документы
Зачем автоматизировать учет драгоценных металлов
Ручной учет или Excel приводят к проблемам:
- Ошибки в расчетах — неверная проба, неправильный вес.
- Потеря данных — бумажные договоры теряются, Excel-файл может быть случайно удален.
- Нарушение законодательства — неправильное оформление документов, ошибки в отчетности 4-ДМ.
- Медленная работа — каждый прием занимает много времени.
- Риски хищений — сложно отследить, куда делся металл.
Автоматизация в VtormetCRM решает все эти проблемы:
- Точный учет по пробам и видам.
- Автоматический расчет стоимости.
- Формирование всех необходимых документов.
- Быстрый прием с интеграцией весов.
- Готовые отчеты для Пробирной палаты.
Создание справочника по металлам и пробам
Первый и важнейший шаг — создать справочник номенклатуры. В VtormetCRM это можно сделать иерархически.
- Создайте группы:
- Золото
- Серебро
- Платина
- Палладий
- Прочие (родий, иридий и т.д.)
- Внутри групп создайте позиции по пробам:
- Золото 375 проба
- Золото 500 проба
- Золото 585 проба
- Золото 750 проба
- Золото 999 проба (слитки)
- Серебро 800 проба
- Серебро 875 проба
- Серебро 925 проба
- Серебро 999 проба
- Платина 850 проба
- Платина 950 проба
- Палладий 500, 850, 950 проба
Для каждой позиции можно задать цену закупки и цену продажи. Также можно добавить дополнительные атрибуты, например, "Вид изделия" (лом, украшения, монеты, зубопротезные).
В VtormetCRM есть возможность импорта номенклатуры из Excel, что ускоряет процесс.
Учет состояния и качества изделий
Как мы обсуждали в статье о качестве, состояние изделия влияет на цену. В VtormetCRM это легко реализовать.
- Вариант 1: Создать отдельные позиции номенклатуры для каждого типа качества. Например: "Золото 585 проба (лом)" и "Золото 585 проба (украшения)".
- Вариант 2: Использовать дополнительные поля (атрибуты) "Состояние" и "Тип изделия". Это более гибкий способ, так как позволяет при приемке выбрать из списка (лом, целое, с камнями).
- Учет камней: можно добавить поле "Вес камней" и система автоматически вычтет его из общего веса при расчете.
В любом случае, система позволит вам при приемке выбрать не только пробу, но и состояние, и цена подставится автоматически с учетом всех параметров.
Настройка цен и прайс-листов
Для каждой позиции номенклатуры можно задать цену закупки и цену продажи.
- Цена закупки — та, которую вы платите поставщику. Может зависеть от текущей биржевой цены и вашей маржи.
- Цена продажи — та, по которой вы продаете аффинажному заводу.
- Автоматическое обновление цен — можно настроить импорт цен из Excel или связать с внешними источниками котировок.
- Несколько прайс-листов — для разных категорий поставщиков или для разных филиалов.
При приемке цена за грамм подставится автоматически, останется только ввести вес.
Интеграция с весами
Для точного учета драгметаллов нужны весы с точностью до 0,01 г. VtormetCRM интегрируется с ними через бесплатную программу VES.VtormetCRM.
- Как работает: при взвешивании изделия вес автоматически передается в CRM и подставляется в документ приема.
- Исключение ошибок: никакого ручного ввода, вес фиксируется точно.
- Поддержка разных весов: можно подключить как простые лабораторные весы, так и прецизионные аналитические.
Для мелких изделий, которые взвешиваются поштучно, можно использовать ручной ввод веса, но лучше все же взвешивать.
Процесс приема: от взвешивания до договора
Рассмотрим пошагово, как происходит приемка драгметаллов в VtormetCRM:
- Выбор или создание поставщика. Вводите паспортные данные продавца. Система проверит, не было ли его раньше.
- Выбор позиции номенклатуры. Из справочника выбираете металл и пробу (например, "Золото 585 проба (лом)"). Система подставляет цену за грамм.
- Взвешивание. Кладете изделие на весы, вес автоматически появляется в поле "Вес".
- Учет камней. Если есть камни, вводите их примерный вес, система вычтет его.
- Расчет суммы. Система автоматически умножает вес на цену и показывает итог.
- Добавление следующей позиции. Если в партии несколько изделий, добавляете их по очереди.
- Формирование документов. Нажимаете кнопку "Сформировать договор". Система создает договор купли-продажи и акт приема-передачи со всеми позициями.
- Печать и выплата. Распечатываете документы, отдаете продавцу копию, производите выплату (наличными или безналом) и пробиваете чек.
Весь процесс занимает 1-2 минуты на одно изделие.
Складской учет и хранение
После приема металл попадает на склад. В VtormetCRM можно вести учет по партиям.
- Каждая приемка создает партию. Партия имеет номер, дату, пробу, вес, поставщика.
- Можно указать место хранения. Например, "Сейф №1, полка 2". Это облегчит инвентаризацию.
- Партии можно объединять. Если у вас несколько одинаковых партий, вы можете объединить их в одну перед отгрузкой.
- Печать этикеток. Можно распечатать этикетку со штрихкодом для каждой партии и наклеить на пакет. По QR-коду можно быстро найти информацию о партии.
Система всегда показывает текущий остаток по каждому виду и пробе.
Отгрузка на аффинаж
Когда набирается достаточная партия, вы оформляете отгрузку.
- Выбор покупателя. Из справочника контрагентов выбираете аффинажный завод или перекупщика.
- Выбор партий для отгрузки. Отмечаете нужные партии (можно выбрать несколько).
- Проверка веса. Система показывает общий вес и пробу.
- Формирование документов. Создается акт приема-передачи, счет-фактура (или УПД), товарная накладная.
- Списание с учета. После отгрузки остатки на складе автоматически уменьшаются.
Отчетность (4-ДМ, 5-ДМ)
VtormetCRM предоставляет отчеты, которые необходимы для сдачи отчетности в Пробирную палату.
| Отчет | Что содержит | Для чего |
|---|---|---|
| Движение драгметаллов (аналог 4-ДМ) | Все поступления и отгрузки за период по каждому виду и пробе. | Для подготовки ежеквартальной отчетности. |
| Остатки (аналог 5-ДМ) | Остатки на складе на конец периода. | Для годового отчета. |
| Оборотно-сальдовая ведомость | Детализация по каждой партии. | Для внутреннего контроля и инвентаризации. |
| Реестр договоров | Список всех сделок с поставщиками. | Для налоговой и пробирной палаты. |
Все отчеты можно выгрузить в Excel для дальнейшей обработки или сразу в формате, требуемом контролирующими органами.
Часто задаваемые вопросы
Наведите порядок в учете драгметаллов
VtormetCRM поможет систематизировать учет по пробам, автоматизировать приемку, формировать документы и готовить отчетность для Пробирной палаты. Начните бесплатный тест.